ACCES 2010

Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete de programas de Microsoft Office. Es igualmente un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Access es un completo y demandado programa informático en entornos de empresa, que permite la creación y gestión de bases de datos, así como su modificación, control y mantenimiento.

En acces usamos las siguientes barras de herramientas:

-          La barra de título: contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual. Están los botones maximizar, minimizar y cerrar

-          La barra de acceso rápido: contiene las operaciones más habituales de acces como guardar o deshacer.

-          La cinta de opciones: contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en una pestaña accederemos a su ficha que contiene los botones y menús, organizados en categorías y grupos.

-          La pestaña archivo: no despliega una ficha típica de la cinta de opciones con herramientas para modificar el documento. Si no que despliega un menú con acciones relativas al propio archivo: guardar, imprimir, abrir……

-          La barra de estado: contiene indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la que estemos.

Para crear relaciones en Access debemos hacer los siguientes pasos:

-pulsar en el botón relaciones de la pestaña herramienta de bases de datos.

-o desde el botón archivo, información.

En caso de que tengas una tabla abierta, también encontraras este botón en:

-la pestaña herramientas de tabla, diseño, Grupo relaciones, si estamos en la visa diseño.

Aparecerá el cuadro de dialogo mostrar tabla y en el deberemos indicar que tablas queremos relacionar.

- Seleccionar una de la

-Hacer clic sobre el botón arreglar. Repetir los dos datos anteriores hasta añadir todas las tablas sobre las cuales queramos efectuar relaciones. Hacer clic sobre el botón cerrar. Ahora aparecerá la ventana relaciones con las tablas añadidas en el paso anterior.

Para crear la relación:

- Ir sobre el campo de relación de la tabla principal, pulsar clic y mantenerlo arrastrándolo hasta el campo  código paciente de la tabla secundaria. Soltar el botón del raton.

- Aparecerá el cuadro de dialogo modificar relaciones siguientes:

En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas y debajo de estos el nombre de los campos de relación.

Con acces tambien podemos crear :

- consultas de diferentes tipos: Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.

 Consultas de selección. 

Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular).

Consultas de acción.

Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas. Las veremos más adelante

Consultas específicas de SQL.

Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL, como por ejemplo las de Unión. Estas consultas no se estudiarán en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso. 

- formularios: consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla, consulta o informe seleccionado en el Panel de Navegación.
 

-informes: Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta, generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar más facilmente la información y sacar totales por grupos. 

-macros: 

Las Macros son un método sencillo para llevar a cabo una o varias tareas básicas como abrir y cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes, etc.También sirven para crear métodos abreviados de teclado y para que se ejecuten tareas automáticamente cada vez que se inicie la base de datos.

Si guardamos la Macro con el nombre de AutoExec, cada vez que se inicie la base de datos, se ejecutará automáticamente. Esto es debido a que Access al arrancar busca una macro con ese nombre, si la encuentra será el primer objeto que se ejecute antes de lanzar cualquier otro.

Esta opción es muy socorrida a la hora de efectuar comprobaciones o lanzar procesos antes de que el usuario empiece a trabajar con la base de datos.  

tambien podemos exportar e importar nuestros archivos de acces a otras aplicaciones de microsoft.
Word copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una tabla dentro de un archivo tipo RTF.

Excel copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una hoja de Excel dentro de un archivo tipo XLSX o de otros tipos que podremos elegir. Si sabes utilizar el comando Combinar correspondencia de Word, podrás seleccionar la opción Combinar con Word y así crear desde Access un archivo combinado para crear cartas personalizadas o enviar emails personalizados a todos los clientes que tengas en tu tabla de base de datos.